Okolnosti uzrokovane globalnom pandemijom donele su brojne promene čiji uticaj svakodnevno poprima dodatne dimenzije i zahteva gotovo trenutnu prilagodljivost. Dok pronalazimo odgovore na ono sa čime se suočavamo danas, nastojimo da predvidimo ono što će doneti sutra – što predstavlja kompleksan izazov jer u moru različitih i često kontradiktornih informacija postaje sve teže pronaći uporište i odrediti pravac u kome ćemo planirati naše radne procese i rutine
Fleksibilnost je posledica težnje da se u nastalim okolnostima pronađe pristup koji će doneti ravnotežu između sigurnosti, isplativosti i radne efikasnosti. Odgovornost u svakom aspektu poslovanja jeste ključni podsticaj, koji prirodno nameće potrebu za pronalaskom rešenja koja će biti ekonomski opravdana i održiva.
Očekivano, jednu od prvih manifestacija fleksibilnosti predstavljao je „rad na daljinu“, odnosno pružanje mogućnosti zaposlenima da svoje radne zadatke izvršavaju iz sopstvenog doma. I dok su kompanije koje nisu u mogućnosti da ga realizuju svoje poslovanje organizovale u smenama, pojedine industrije su po prvi put otkrivale benefite koje ovakav model rada donosi. Međutim, nakon što je postalo jasno da će situacija u kojoj se nalazimo trajati daleko duže od inicijalnih predviđanja, postalo je izvesno da je neophodno redefinisati i način na koji pristupamo ovoj soluciji.
Na prvom mestu, dolazi do brisanja jasne granice između životnog i radnog prostora, jer rad od kuće ne predstavlja ad-hoc reakciju na kratkotrajne okolnosti, već planski pristup onome što opisujemo terminom New Normal. Zadovoljenje bazičnih uslova u kojima je moguće pružiti svoj radni maksimum inicira stvaranje kućnih kancelarija koje u funkcionalnom smislu teže približavanju tradicionalnim kancelarijama, kako u smislu tehničke opremljenosti tako i po pitanju kvalitetnog, ergonomski prilagođenog nameštaja.
U skladu sa tim, dolazi do prepoznavanja dva modela organizacije:
Iako model u kome svi zaposleni rade od kuće donosi rezultate, njegova dugoročnost nameće brojna pitanja. Da li održavanje tradicionalnog prostora predstavlja trošak koji je opravdano redukovati? Da li se može razmišljati o njegovom smanjenju ili izmeštanju? Kakve su posledice full remote rada na organizacionu kulturu? Da li je potrebno preduzeti dodatne korake kako bi se obezbedila održivost?
Veoma brzo, kompanije uviđaju da će budućnost poslovanja biti zasnovana na balansiranom odnosu rada od kuće i vremena koje provodimo u kancelarijama. Hibridni pristup u kome planiramo odnos vremena koje provodimo u kućnoj i tradicionalnoj kancelariji postaje model o čijim se prednostima aktivno diskutuje. Potreba za povremenim povratkom u kancelarije podjednako je prepoznata od strane menadžmenta i zaposlenih, a može biti inicirana različitim faktorima poput potrebe za susretom sa kolegama, upotrebom tehničkih, tehnoloških i prostornih resursa sa kojima se ne raspolaže od kuće ili jednostavnom željom za promenom ambijenta i razbijanjem kolotečine.
Međutim, iako ovakav model predstavlja izvesnu budućnost on ne daje potpune odgovore na sve izazove. Radni prostor će morati da pretrpi promene kako bi se omogućilo bolje upravljanje izdacima, ali i obezbedila osnova za razvoj poslovanja u novim okolnostima. Potreba za stvaranjem uslova koji će doprineti bezbednosti tokom boravka u prostoru i dalje ostaje apsolutni imperativ, pri čemu je tradicionalnu kancelariju potrebno redefinisati kako bi na najbolji način odgovorila potrebama onih koji je koriste i koji se u njoj smenjuju. Način organizacije i funkcionalnost radnog prostora biće podjednako važni bez obzira na meru u kojoj primenjujemo rad na daljinu. Zapravo, u situacijama u kojima on izostaje, neophodnost inovacija u prostoru postaje još izraženija.
Tako fleksibilnost u organizaciji rada postaje osnova za stvaranje responzivne kancelarije, odnosno kancelarije koja odgovara potrebama zaposlenih na način koji obezbeđuje povećanje radne efikasnosti i bolju iskorišćenost prostora, bez obzira na strukturu radne snage koja trenutno boravi u njemu.
Naredni primer ilustruje mogućnost primene Betterworkplaces metologije sa ciljem pretvaranja tradicionalne kancelarije u responzivan radni prostor koji zadovoljava sve principe fleksibilnog poslovanja. Polaznu tačku predstavlja prostor koji se suočava sa potrebom reorganizacije kako bi se stvorili uslovi koji omogućuju bezbedniji i efikasniji rad u trenutnim okolnostima. Kao primer je postavljena arhitektonska osnova jednog sprata, tradicionalnog uređenja, u kome svakodnevne zadatke obavlja 59 zaposlenih. Kao što je uobičajeno situaciji pre pandemije, svi zaposleni imaju svoj lični sto i opremu, pri čemu radni kapacitet prostora iznosi 129% - zahvaljujući činjenici da se osim individualnih radnih stanica na spratu nalaze i dodatne prostorije, poput soba sa sastanke i sl.
Ukoliko se reorganizacija prostora izvrši bez dublje analize i razumevanja potreba zaposlenih, jednostavno ukidanje radnih stanica stvoriće uslove za socijalno distanciranje, pri čemu će izostati stvaranje novih prostornih funkcija. To rezultuje gubitkom radnog kapaciteta kancelarije, koji u nastalom okruženju iznosi svega 44%, ostvarujući značajan uticaj i na pad radne efikasnosti. Suočene sa ovim problemom, kompanije najčešće organizuju rad u smenama, ili smeštaju zaposlene u prostore koji su prvobitno imali drugu namenu – poput soba za sastanke i sl.
Međutim, primenom Betterworkplaces metodologije na brži i potpuniji način dolazimo do odgovora koji nam mogu ukazati na bolja rešenja. Kako naši ljudi koriste prostor? Kako bi mogli da ga koriste efikasnije? Kako da stvorimo prijatnije i produktivnije okruženje? I naravno, kako da pokrenemo pozitivne promene i unapredimo poslovanje? U sledećem primeru je prikazana situacija u kojoj je za razliku od prethodnog slučaja kreiran responzivan kancelarijski ambijent u kome funkcionalne mikroceline i mesta za rad omogućuju više prostora nego tradicionalni modeli. Zapravo, kapacitet prostora iznosi čak 168%, a čak i u situacijama smanjenja radnog kapaciteta, u ovakvim uslovima je moguće primiti više radne snage nego u situacijama kada se oslanjamo na tradicionalni model uređenja. Naravno, ovo su samo neki od razloga zbog kojih “responzivne kancelarije”, predstavljaju budućnost fleksibilnog i održivog poslovanja.
I za kraj, važno je napomenuti da svaka kompanija predstavlja specifičan sistem čiji opstanak zavisi od različitih faktora. Zato je prilikom planiranja i organizacije poslovanja važno sagledati različite aspekte i razumeti stvarne potrebe kako bi se mogli doneti zaključci koji će potom poprimiti svoje konkretne manifestacije u kancelarijskom prostoru koji podstiče razvoj i donosi pozitivne promene. Iako se na prvi pogled mogu činiti složenim, ove promene započinju jednostavnom odlukom i oslanjanjem na proverene solucije u čemu vam mogu pomoći i naši stručni savetnici koji su vam u svakom trenutku na raspolaganju.
Kontaktirajte nasPrethodni blog
Sledeći blog